Gabriella Pernler – Verksamhetschef på Uppsala Ponnyklubb

Berätta lite om er verksamhet, hur många hästar och personal har ni just nu?
Vi har 43 hästar, hälften ponnyer och hälften stora hästar. Vi har drygt 9 heltidstjänster men det kan vara upp till 25 personer på lönelistan om man räknar med extrapersonal, timanställda och vikarier.

Vilka utmaningar hade ni innan systemen när det kommer till logistik och administration?
Utmaningarna då var till stor del tidsåtgången. Det tog väldigt mycket tid att administrera. Vi har runt 850 medlemmar och bara att skriva kuvert, vika papper och lägga det i brevlådan varje gång man skulle informera om terminsstart och liknande tog såklart väldigt mycket tid. Det blev dessutom en väldigt stor portokostnad, vi skickade ungefär 5000 brev per år.

Det var många utmaningar som vi kanske inte såg som utmaningar när vi var inne i det men som man tänker på nu i efterhand.

Var fick ni informationen om Hippocrates affärssystem?
Den fick vi genom Upplands ridskolechefsgrupp under ett möte, det var en annan ridskola som berättade att de börjat använda systemet. Då var systemet ganska nytt så vi åkte över till deras ridskola för att se när de använde systemet. Snart därefter startade vi i gång själva.

Vad fick er att ta beslutet att köra i gång med Hippocrates Academy?
Vi har tittat på flera andra system tidigare men backat då vi inte tyckt att de varit tillräckligt bra för att ge dem en chans. Det är så mycket jobb som behöver göras för att ändra om sina rutiner och därför kände vi att det var viktigt att hitta precis rätt system. När vi väl fick se Hippocrates system så kändes det helt rätt.

Vilka funktioner i systemet använder du dagligen i din verksamhet?
Det är rätt så många! Dels är det meddelande funktionen, vi kollar alltid av vilka medlemmar som skickat frågor, det är väldigt många som gör det. Det kan vara meddelanden om att de inte kan anmäla sig till något som de önskar, då kan jag gå in och kolla om det är något som är felregistrerat på deras elevkort och åtgärda problemet. Det kan vara att de vill meddela att de är sjuka och behöver avboka sig från sin lektion. Det kan även vara att de vill dela upp sin betalning eller annan extra information.

En annan funktion jag använder dagligen är den där man lägger in vilka hästar instruktörerna kan använda, detta gör jag varje dag så jag har koll på att hästarna ligger inlagda på rätt grupper. Då vet jag att rätt hästar får gångtid och används.

De absolut bästa funktionerna tycker jag är fakturakörningen och ekonomikontrollen, de underlättar för vår verksamhet dagligen.

På vilket sätt upplever du att Hippocrates har underlättat ert arbete?
Dels sparar vi väldigt mycket tid när det kommer till igenridningar. Tidigare gick det åt oerhört mycket personaltid till att avboka och boka elever. Tidigare skedde denna kommunikation både via mejl och mellan ridlektionerna.

Något som uppskattas och underlättar både för oss och för våra medlemmar är betalning- och faktureringsbiten. Det är så lätt för medlemmarna att ha koll på sina betalningar och de kan alltid se vad som ligger väntande. Det är också fantastiskt smidigt att allt bokförs automatiskt, något som vi tidigare behövde göra manuellt. Allt detta sköter systemen direkt med varandra vilket är skönt.

Sen är det också skönt när man behöver ha snabb kontakt. Till exempel som nu under corona och det hela tiden kommit nya restriktioner har det verkligen underlättat att kunna skicka ut meddelanden till alla grupper med vad som gäller. Bara på ett par knapptryckningar kan jag skicka ut information till 850 personer.

Vilka skulle du rekommendera att använda systemet?
Egentligen alla, för att det är ett väldigt bra och komplett system som är lättanvänt. Man behöver inte känna att man behöver kunna så mycket om system eller datorer utan de flesta kan använda det. Jag själv är van vid att jobba med papper men har inte haft några större problem att lära mig alla funktionerna eller sätta mig in i det.

Ibland kan man höra att någon klubb tycker att det är för dyrt, med serviceavgift osv, men för mig är de pengarna intjänade omgående. Dels kan vi använda tiden det tidigare tog till våra hästar och dels uppskattas servicen av våra medlemmar. De kan dygnet runt gå in och kolla på sina konton för att avboka lektioner, boka lektioner och boka extraridning.

Det bästa är att vi alltid kan gå in och kolla om någon bokar sig oavsett om det är röda dagar eller annat som gör att man inte kan vara på plats på ridskolan för att läsa mejlen.

Så den där serviceavgiften är lätt att tjäna in på systemet, inga problem alls.

Kan du se några mätbara resultat i ekonomi eller tidsbesparing efter att du började använda systemet?
Absolut, förut kunde jag börja varje dag med att lägga 1–2 timmar på att svara på mejl och har man svarat på ett mejl så får man ju svar tillbaka. Så förr kunde man mejla med samma person 5–6 gånger per dag innan man kommit fram till något. Vi använder fortfarande mejl men det blir en helt annan volym eftersom våra medlemmar kan göra så mycket själva via systemet.

Ett annat mätbart resultat av användandet är vår kontroll över ekonomin. Man ser direkt hur mycket pengar som väntas in och hur mycket som kommer faktureras nästa månad. Dessutom har de missarna som lätt uppstår när man sitter och hanterar pengar manuellt försvunnit helt. Det är en trygghet att ekonomin är så pass kontrollerad. Speciellt vi som är en ideell förening, det är ju medlemmarnas pengar vi jobbar, så därför känns det extra tryggt.

Erika Karlbom – Ridlärare på Uppsala Ponnyklubb

På vilket sätt använder du som ridlärare systemet Academy?
Via vår gemensamma laptop tar vi närvaro på eleverna och delar ut hästar. I systemet ser vi om eleverna anmält frånvaro och vilka hästar vi har tillgång till för varje lektion och därefter delar vi ut dem till eleverna.

Tack vare systemet har vi bra koll på hur mycket hästarna går och vilka hästar som varje elev rider under en termin.

Känner du att det är någon utmaning nu om man jämför med innan ni hade ett system
Det enda är att man behöver ha datorn i gång och att man har tid att fylla i. Vi gör ju det mellan lektionerna så det gäller ju att det går smidigt för oss, vilket det gör med systemet.

Hur ser er verksamhet ut?
Vi har lektioner dagligen, från 15:30 till 21:30 på kvällarna och på lördagar börjar lektionerna på förmiddagarna. Så det är fullt upp med barn- och vuxenlektioner på både ponnyer och storhästar.

Hur använder du journaler för hästar i systemet?
Varje ridskolehäst har en egen journal där vi för in hälsostatus, foderstat, skoning, vaccinationer och allt sådant som man kan behöva veta. Så det finns alltid tillgängligt att gå in och titta på när man behöver.

Emil Sigstam – Ridlärare på Uppsala Ponnyklubb

Hur tycker du att systemet har underlättat för dig som ridlärare?
Det har underlättat supermycket. När man ska dela ut hästar till elever kan man enkelt se vilka som bokat av och vilka som är närvarande.

Min favoritfunktion är meddelandefunktionen, där kan eleven säga till om den inte kommer eller ge annan information som är viktig för mig som ridlärare att känna till.

Jag tycker systemet har varit väldigt smidigt, det fanns redan här på ridklubben när jag började min tjänst så därför har jag inte så mycket att jämföra med. Men jag kan tänka mig att det är lättare att sitta hemma och fylla i hästarna som gått än att behöva sitta på stallkontoret en fredagskväll. Det är supersmidigt att man kan göra saker var man än befinner sig.