Gabriella Pernler – Uppsala Pony Clubin toiminnan johtaja

Kerro meille vähän yrityksestäsi, kuinka monta hevosta ja henkilökuntaa sinulla on juuri nyt?
Meillä on 43 hevosta, puoliksi ponia ja puoliksi isoja hevosia. Meillä on hieman yli 9 kokopäiväistä virkaa, mutta palkkalistoilla voi olla jopa 25 henkilöä, jos mukaan lasketaan ylimääräinen henkilöstö, tuntityöntekijät ja sijaiset.

Mitä haasteita sinulla oli ennen järjestelmiä logistiikan ja hallinnon suhteen?
Haasteet olivat silloin suurelta osin käytetty aika. Sen hallinnointi kesti paljon aikaa. Meillä on noin 850 jäsentä ja kirjoitamme vain kirjekuoria, taittuvat papereita ja laittavat ne postilaatikkoon joka kerta, kun joudut ilmoittamaan lukukauden alusta, ja vastaavat veivät ilmeisesti paljon aikaa. Postikulut olivat myös erittäin suuret, lähetimme noin 5000 kirjettä vuodessa.

Oli paljon haasteita, joita emme ehkä nähneet haasteina silloin, kun olimme mukana, mutta joita ajattelee nyt jälkikäteen.

Mistä sait tietoa Hippokrates-liiketoimintajärjestelmästä?
Saimme sen Upplandin ratsastuskoulujen johtajien ryhmän kokouksessa, ja eräs toinen ratsastuskoulu kertoi meille, että he olivat alkaneet käyttää järjestelmää. Järjestelmä oli tuolloin melko uusi, joten menimme heidän ratsastuskoululleen katsomaan, milloin he käyttivät järjestelmää. Pian sen jälkeen aloitimme itse.

Mikä sai sinut tekemään päätöksen ryhtyä Hippokrates Academyn kanssa toimeen?
Olimme aiemmin tutustuneet useisiin muihin järjestelmiin, mutta emme pitäneet niitä tarpeeksi hyvinä kokeillaksemme niitä. Käytäntöjen muuttamiseksi on tehtävä paljon työtä, joten meistä oli tärkeää löytää juuri oikea järjestelmä. Kun näimme Hippokrates-järjestelmän, se tuntui juuri oikealta.

Mitä järjestelmän ominaisuuksia käytät päivittäin yrityksessäsi?
Niitä on aika monta! Yksi niistä on viestitoiminto, tarkistamme aina, ketkä jäsenet ovat lähettäneet kysymyksiä, ja monet ihmiset tekevät niin. Voi olla viestejä, että he eivät voi rekisteröityä johonkin haluamaansa kohteeseen, jolloin voin mennä tarkistamaan, onko heidän opiskelijakorttiinsa rekisteröity jotain väärää, ja korjata ongelman. Voi olla, että he haluavat ilmoittaa minulle olevansa sairaana ja joutuvat perumaan oppituntinsa. Kyse voi olla myös siitä, että he haluavat jakaa maksunsa tai muita lisätietoja.

Toinen ominaisuus, jota käytän päivittäin, on se, johon voit syöttää, mitä hevosia ohjaajat voivat käyttää, teen tämän joka päivä, jotta voin seurata, mitkä hevoset on merkitty oikeisiin ryhmiin. Silloin tiedän, että oikeat hevoset saavat kävelyaikaa ja että niitä käytetään.

Mielestäni ylivoimaisesti parhaat ominaisuudet ovat laskujen lähetys ja taloushallinto, jotka helpottavat liiketoimintaamme päivittäin.

Hippocrates Miten se on mielestäsi helpottanut työtänne?
Ensinnäkin säästämme paljon aikaa, kun on kyse uudelleenkirjoittautumisista. Aikaisemmin henkilöstön aikaa kului valtavasti opiskelijoiden peruuttamiseen ja varaamiseen. Aikaisemmin tämä viestintä tapahtui sekä sähköpostitse että ratsastustuntien välillä.

Jotain, jota arvostetaan ja helpotetaan sekä meille että jäsenillemme, on maksu- ja laskutusosa. Jäsenten on niin helppo seurata maksujaan ja he voivat aina nähdä, mitä odottaa. On myös fantastisen helppoa, että kaikki lähetetään automaattisesti, mikä meidän oli aiemmin tehtävä manuaalisesti. Kaikki tämä huolehtii järjestelmistä suoraan keskenään, mikä on mukavaa.

Sitten on myös mukavaa, kun tarvitset nopean yhteyden. Esimerkiksi, kuten nyt koronan aikana ja jatkuvasti uusia rajoituksia on ollut, se on todella helpottanut viestien lähettämistä kaikille ryhmille, mitä sovelletaan. Vain muutaman painikkeen painalluksella voin lähettää tietoja 850 ihmiselle.

Kenelle suosittelisit järjestelmän käyttöä?
Oikeastaan kenelle tahansa, koska se on erittäin hyvä ja täydellinen järjestelmä, jota on helppo käyttää. Sinun ei tarvitse tuntea, että sinun tarvitsee tietää paljon järjestelmistä tai tietokoneista, useimmat ihmiset osaavat käyttää sitä. Olen itse tottunut työskentelemään paperilla, mutta minulla ei ole ollut suurempia ongelmia kaikkien toimintojen oppimisessa tai sen kanssa toimeen tulemisessa.

Joskus voi kuulla, että joidenkin klubien mielestä se on liian kallista palvelumaksujen jne. takia, mutta minulle se raha on ansaittu välittömästi. Toisaalta voimme käyttää hevosillemme aiemmin kuluneen ajan, ja toisaalta jäsenemme arvostavat tätä palvelua. He voivat mennä sisään 24/7 ja tarkistaa tilinsä peruuttaakseen oppitunteja, varatakseen oppitunteja ja varatakseen lisäkyytejä.

Parasta on se, että voimme aina mennä sisään ja tarkistaa, onko joku varannut, onko punaisia päiviä tai jotain muuta, minkä vuoksi he eivät voi olla ratsastuskoululla tarkistamassa sähköposteja.

Joten tuo palvelumaksu on helppo ansaita järjestelmällä, ei mitään ongelmaa.

Näetkö mitattavissa olevia tuloksia taloudellisuudessa tai ajansäästöissä sen jälkeen, kun aloitit järjestelmän käytön?
Ehdottomasti, ennen kuin pystyin käyttämään joka päivä 1-2 tuntia sähköposteihin vastaamiseen, ja kun olet vastannut sähköpostiin, saat vastauksen takaisin. Ennen saattoi siis lähettää samalle henkilölle sähköpostia 5-6 kertaa päivässä, ennen kuin sai mitään aikaan. Käytämme edelleen sähköpostia, mutta sen määrä on täysin erilainen, koska jäsenemme voivat tehdä niin paljon itse järjestelmän kautta.

Toinen käytön mitattavissa oleva tulos on talouden hallinta. Näet heti, kuinka paljon rahaa odotetaan tulevan ja kuinka paljon laskutetaan ensi kuussa. Lisäksi virheet, joita helposti tapahtuu, kun istut ja käsittelet rahaa manuaalisesti, ovat kadonneet kokonaan. On rauhoittavaa tietää, että talous on niin hyvin hallinnassa. Varsinkin voittoa tavoittelemattomana järjestönä työskentelemme jäsenten rahoilla, joten se tuntuu erityisen turvalliselta.

Erika Karlbom – Ratsastuksenopettaja Uppsalan ponikerhossa

Miten käytät Academy-järjestelmää ratsastuksenopettajana?
Yhteisen kannettavan tietokoneen kautta otamme oppilaat huomioon ja jaamme hevoset. Järjestelmästä näemme, ovatko oppilaat ilmoittaneet poissaoloja ja mitä hevosia meillä on käytettävissä kutakin oppituntia varten, ja jaamme ne sitten oppilaille.

Järjestelmän ansiosta meillä on hyvä yleiskuva siitä, kuinka paljon hevoset kulkevat ja millä hevosilla kukin opiskelija ratsastaa lukukauden aikana.

Tuntuuko se nyt haasteelliselta verrattuna siihen, että teillä oli järjestelmä ennen sitä?
Ainoa asia on, että tietokoneen on oltava käynnissä ja sinulla on aikaa täyttää se. Teemme sen oppituntien välissä, joten sen on oltava meille sujuvaa, ja järjestelmä on sitä.

Millaista teidän toimintanne on?
Meillä on tunteja päivittäin, iltaisin klo 15:30-21:30, ja lauantaisin tunnit alkavat aamuisin. Siellä on siis paljon lasten ja aikuisten tunteja sekä poneilla että isoilla hevosilla.

Miten käytät hevostietoja järjestelmässä?
Jokaisella ratsastuskoulun hevosella on oma päiväkirjansa, johon kirjataan terveystilanne, ruokintatilanne, kengitys, rokotukset ja kaikki muut tarpeelliset asiat. Se on siis aina saatavilla, jotta voit mennä katsomaan sitä tarvittaessa.

Emil Sigstam – Ratsastuksenopettaja Uppsalan ponikerhossa

Miten luulet järjestelmän helpottaneen sinua ratsastusopettajana?
Se on helpottanut asioita. Kun jaat hevosia opiskelijoille, näet helposti, kuka on varannut ja kuka on läsnä.

Suosikkiominaisuuteni on viestitoiminto, jonka avulla oppilas voi ilmoittaa minulle, jos hän ei ole tulossa, tai antaa muita tietoja, jotka minun on tärkeää tietää ratsastuksenopettajana.

Mielestäni järjestelmä on ollut erittäin sujuva, se oli jo täällä ratsastusseurassa, kun aloitin tehtävässäni, joten minulla ei ole paljon vertailukohtaa. Voin kuitenkin kuvitella, että on helpompaa istua kotona ja täydentää lähteneitä hevosia kuin istua perjantai-iltana tallin toimistossa. On erittäin kätevää, että voit tehdä asioita mistä tahansa: https://www.youtube.com/watch?v=od8NVEZ0Kdw&t=102s&ab_channel=Hippocrates.se.