Gabriella Pernler – driftschef i Uppsala Pony Club

Fortæl os lidt om din virksomhed, hvor mange heste og personale har du lige nu?
Vi har 43 heste, halvt ponyer og halvt store heste. Vi har godt 9 fuldtidsstillinger, men der kan være op til 25 personer på lønningslisten, hvis man medtager ekstra personale, timelønnede og vikarer.

Hvilke udfordringer havde I før systemerne, når det kommer til logistik og administration?
Udfordringerne dengang var i høj grad den tid, der blev brugt. Det tog en frygtelig masse tid at administrere. Vi har omkring 850 medlemmer, og det tog selvfølgelig meget tid at skrive kuverter, folde papirer og lægge det i postkassen, hver gang man skulle informere om semesterstart og lignende. Der var også en meget stor portoomkostning, vi sendte omkring 5000 breve om året.

Der var mange udfordringer, som vi måske ikke så som udfordringer, da vi var i gang, men som man tænker på nu, når man ser tilbage på det.

Hvor har du fået oplysningerne om Hippokrates' forretningssystem fra?
Vi fik det gennem Uppland Riding School Managers Group på et møde, hvor en anden rideskole fortalte os, at de var begyndt at bruge systemet. På det tidspunkt var systemet ret nyt, så vi tog over til deres rideskole for at se, hvornår de brugte systemet. Kort tid efter gik vi selv i gang.

Hvad fik dig til at beslutte dig for at gå live med Hippocrates Academy?
Vi har tidligere kigget på flere andre systemer, men har trukket os tilbage, da vi ikke mente, at de var gode nok til at give dem en chance. Der er så meget arbejde, der skal gøres for at ændre deres praksis, og derfor følte vi, at det var vigtigt at finde det helt rigtige system. Da vi så Hippocrates-systemet, føltes det helt rigtigt.

Hvilke funktioner i systemet bruger du dagligt i din virksomhed?
Der er en hel del! Den ene er meddelelsesfunktionen, vi tjekker altid, hvilke medlemmer der har sendt spørgsmål, og det er der mange, der gør. Det kan være beskeder om, at de ikke kan tilmelde sig noget, de gerne vil have, så kan jeg gå ind og tjekke, om der er registreret noget forkert på deres studiekort og løse problemet. Det kan være, at de ønsker at fortælle mig, at de er syge og er nødt til at aflyse deres lektion. Det kan også være, at de ønsker at opdele deres betaling eller andre ekstra oplysninger.

En anden funktion, som jeg bruger dagligt, er den, hvor du indtaster, hvilke heste instruktørerne kan bruge, og det gør jeg hver dag, så jeg kan holde styr på, hvilke heste der er indtastet i de rigtige grupper. Så ved jeg, at de rigtige heste får gåtid og bliver brugt.

Jeg synes, at de bedste funktioner langt hen ad vejen er fakturakørslen og den finansielle kontrol, de gør vores forretning nemmere på daglig basis.

Hippocrates Hvordan føler du, at det har lettet jeres arbejde?
For det første sparer vi en masse tid, når det gælder genindskrivninger. Tidligere brugte personalet enormt meget tid på at aflyse og booke elever. Tidligere foregik denne kommunikation både via e-mail og mellem ridetimerne.

Noget, der er værdsat og lettet både for os og for vores medlemmer, er betalings- og faktureringsdelen. Det er så nemt for medlemmerne at holde styr på deres betalinger, og de kan altid se, hvad der er under behandling. Det er også utroligt praktisk, at alting bliver booket automatisk, hvilket vi tidligere skulle gøre manuelt. Systemerne gør alt dette direkte med hinanden, hvilket er rart.

Og det er også rart, når du skal have hurtig kontakt. For eksempel nu under Corona, hvor der hele tiden er nye begrænsninger, har det virkelig hjulpet at kunne sende meddelelser til alle grupper om, hvad der sker. Med blot et par tastetryk kan jeg sende oplysninger til 850 personer.

Hvem vil du anbefale at bruge systemet?
Alle, for det er et meget godt og komplet system, der er nemt at bruge. Du behøver ikke at føle, at du skal vide meget om systemer eller computere, de fleste kan bruge det. Jeg er selv vant til at arbejde med papir, men jeg har ikke haft nogen større problemer med at lære alle funktionerne eller med at få styr på det.

Nogle gange kan man høre, at nogle klubber synes, at det er for dyrt med servicegebyret osv., men for mig er de penge tjent ind med det samme. På den ene side kan vi bruge den tid, som det tidligere tog for vores heste, og på den anden side værdsætter vores medlemmer denne service. De kan gå ind døgnet rundt og tjekke deres konti for at aflyse lektioner, bestille lektioner og bestille ekstra ture.

Det bedste er, at vi altid kan gå ind og tjekke, om der er nogen, der har booket, om der er røde dage eller andet, der betyder, at de ikke kan være på rideskolen for at tjekke e-mails.

Så dette servicegebyr kan nemt tjenes ind på systemet, det er slet ikke noget problem.

Kan du se nogen målbare resultater i form af økonomi eller tidsbesparelser, efter at du er begyndt at bruge systemet?
Absolut, før jeg kunne begynde hver dag at bruge 1-2 timer på at besvare e-mails, og når du har besvaret en e-mail, får du et svar tilbage. Før kunne du sende den samme person en e-mail 5-6 gange om dagen, før du kom nogen vegne. Vi bruger stadig e-mail, men det er et helt andet omfang, fordi vores medlemmer kan gøre så meget selv via systemet.

Et andet målbart resultat af brugen er vores kontrol over økonomien. Du kan straks se, hvor mange penge der forventes at komme ind, og hvor meget der vil blive faktureret i næste måned. Desuden er de fejl, der let opstår, når du sidder og håndterer penge manuelt, helt forsvundet. Det er betryggende at vide, at der er så god kontrol med økonomien. Især som nonprofitorganisation er det medlemmernes penge, vi arbejder med, så det føles ekstra sikkert.

Erika Karlbom – Ridelærer i Uppsala Pony Club

Hvordan bruger du Academy-systemet som rideinstruktør?
Via vores fælles bærbare computer registrerer vi elevernes tilstedeværelse og uddeler heste. I systemet kan vi se, om eleverne har meldt fravær, og hvilke heste vi har til rådighed til hver lektion, og derefter fordeler vi dem til eleverne.

Takket være systemet har vi et godt overblik over, hvor meget hestene går, og hvilke heste de enkelte elever rider i løbet af et semester.

Føler du, at det er en udfordring nu i forhold til før du havde et system?
Det eneste er, at du skal have computeren i gang, og at du har tid til at udfylde den. Vi gør det mellem lektionerne, så det skal være smidigt for os, og det er det med systemet.

Hvordan er dine aktiviteter?
Vi har undervisning dagligt fra 15:30 til 21:30 om aftenen og om lørdagen begynder undervisningen om morgenen. Så der er travlt med undervisning for børn og voksne på både ponyer og store heste.

Hvordan bruger du hesteregistreringer i systemet?
Hver rideskolens hest har sin egen journal, hvor vi registrerer sundhedsstatus, foderstatus, sko, vaccinationer og alle de ting, du har brug for at vide. Så den er altid tilgængelig, så du kan gå ind og kigge på den, når du har brug for det.

Emil Sigstam – Ridelærer i Uppsala Pony Club

Hvordan tror du, at systemet har gjort det nemmere for dig som ridelærer?
Det har gjort tingene meget lettere. Når du uddeler heste til eleverne, kan du nemt se, hvem der har booket fri, og hvem der er til stede.

Min yndlingsfunktion er beskedfunktionen, hvor eleven kan fortælle mig, hvis de ikke kommer eller give andre oplysninger, der er vigtige for mig som ridelærer at vide.

Jeg synes, at systemet har været meget smidigt, det var allerede her i rideklubben, da jeg startede min stilling, så jeg har ikke meget at sammenligne det med. Men jeg kan forestille mig, at det er nemmere at sidde derhjemme og udfylde de heste, der er gået, end at skulle sidde på staldkontoret fredag aften. Det er super praktisk, at du kan gøre tingene, uanset hvor du er: https://www.youtube.com/watch?v=od8NVEZ0Kdw&t=102s&ab_channel=Hippocrates.se.