Gabriella Pernler - Betriebsleiterin beim Ponyclub Uppsala
Erzählen Sie uns ein wenig über Ihr Geschäft, wie viele Pferde und Mitarbeiter haben Sie gerade?
Wir haben 43 Pferde, halb Ponys und halb große Pferde. Wir haben etwas mehr als 9 Vollzeitstellen, aber es können bis zu 25 Personen auf der Gehaltsliste stehen, wenn Sie zusätzliches Personal, Stundenarbeiter und Stellvertreter einbeziehen.
Welche Herausforderungen hatten Sie vor den Systemen, wenn es um Logistik und Verwaltung geht?
Die Herausforderungen damals waren vor allem die aufgewendete Zeit. Die Verwaltung hat sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Wir haben rund 850 Mitglieder und nur Umschläge zu schreiben, Papiere zu falten und in den Briefkasten zu stecken, jedes Mal, wenn man über den Semesterbeginn informieren musste und dergleichen hat offensichtlich viel Zeit in Anspruch genommen. Es gab auch sehr hohe Portokosten, wir verschickten etwa 5000 Briefe pro Jahr.
Es gab viele Herausforderungen, die wir vielleicht nicht als solche empfunden haben, als wir dabei waren, aber an die man jetzt im Nachhinein denkt.
Woher haben Sie die Informationen über das Geschäftssystem von Hippocrates?
Wir bekamen es durch die Uppland Riding School Managers Group während eines Treffens, es war eine andere Reitschule, die uns erzählte, dass sie mit dem System begonnen hatte. Damals war das System noch recht neu, also gingen wir zu ihrer Reitschule, um zu sehen, wann sie das System einsetzten. Bald darauf fingen wir selbst an.
Was hat Sie dazu bewogen, die Hippocrates Academy zu gründen?
Wir hatten uns in der Vergangenheit mehrere andere Systeme angeschaut, uns aber wieder zurückgezogen, da wir sie nicht für gut genug hielten, um sie auszuprobieren. Es gibt so viel Arbeit, die getan werden muss, um ihre Praktiken zu ändern, und deshalb war es uns wichtig, genau das richtige System zu finden. Als wir das Hippocrates-System sahen, fühlte es sich genau richtig an.
Welche Funktionen des Systems nutzen Sie täglich in Ihrem Unternehmen?
Davon gibt es eine ganze Menge! Eine ist die Nachrichtenfunktion, wir überprüfen immer, welche Mitglieder Fragen geschickt haben, es gibt viele Leute, die das tun. Es kann sein, dass sie sich nicht für etwas anmelden können, was sie wollen. Dann kann ich nachsehen, ob auf ihrer Studentenkarte etwas falsch eingetragen ist, und das Problem beheben. Es könnte sein, dass sie mich wissen lassen wollen, dass sie krank sind und den Unterricht absagen müssen. Es könnte auch sein, dass sie ihre Zahlung aufteilen wollen oder andere zusätzliche Informationen.
Eine weitere Funktion, die ich täglich nutze, ist die, bei der man eingibt, welche Pferde die Ausbilder einsetzen können. Ich mache das jeden Tag, damit ich den Überblick darüber habe, welche Pferde in den richtigen Gruppen eingetragen sind. Dann weiß ich, dass die richtigen Pferde Laufzeiten bekommen und eingesetzt werden.
Ich denke, die mit Abstand besten Funktionen sind der Rechnungslauf und die Finanzkontrolle, sie erleichtern unsere tägliche Arbeit.
Hippocrates Wie hat sich Ihre Arbeit Ihrer Meinung nach vereinfacht?
Erstens sparen wir viel Zeit, wenn es um die Wiedereinschreibung geht. Früher haben die Mitarbeiter sehr viel Zeit für die Stornierung und Anmeldung von Schülern aufgewendet. Früher erfolgte diese Kommunikation sowohl per E-Mail als auch zwischen den Reitstunden.
Eine Sache, die sowohl für uns als auch für unsere Mitglieder geschätzt und erleichtert wird, ist der Zahlungs- und Rechnungsstellungsteil. Für die Mitglieder ist es so einfach, den Überblick über ihre Zahlungen zu behalten, und sie können jederzeit sehen, was noch aussteht. Es ist auch unglaublich praktisch, dass alles automatisch gebucht wird, was wir früher manuell machen mussten. Die Systeme machen das alles direkt miteinander, was sehr schön ist.
Und es ist auch gut, wenn man schnell einen Kontakt braucht. Jetzt, während der Corona-Phase, wo es ständig neue Einschränkungen gibt, ist es zum Beispiel sehr hilfreich, Benachrichtigungen an alle Gruppen schicken zu können, was gerade passiert. Mit nur ein paar Tastenanschlägen kann ich Informationen an 850 Personen senden.
Wem würden Sie empfehlen, das System zu nutzen?
Eigentlich jeder, denn es ist ein sehr gutes und vollständiges System, das einfach zu bedienen ist. Sie müssen nicht das Gefühl haben, dass Sie viel über Systeme oder Computer wissen müssen, die meisten Menschen können damit umgehen. Ich selbst bin es gewohnt, mit Papier zu arbeiten, aber ich hatte keine großen Probleme, alle Funktionen zu erlernen oder mich damit zurechtzufinden.
Manchmal hört man, dass einige Clubs meinen, es sei zu teuer, mit der Servicegebühr usw., aber für mich ist das Geld sofort verdient. Zum einen können wir die Zeit, die wir früher für unsere Pferde gebraucht haben, nutzen, und zum anderen wird der Service von unseren Mitgliedern geschätzt. Sie können sich rund um die Uhr einloggen und ihre Konten einsehen, um Lektionen zu stornieren, Lektionen zu buchen und zusätzliche Fahrten zu buchen.
Das Beste daran ist, dass wir immer nachsehen können, ob jemand gebucht hat, ob es rote Tage gibt oder irgendetwas anderes, das bedeutet, dass sie nicht in der Reitschule sein können, um E-Mails zu überprüfen.
Diese Servicegebühr lässt sich also problemlos mit dem System verdienen.
Können Sie messbare Ergebnisse in Bezug auf Wirtschaftlichkeit oder Zeitersparnis feststellen, nachdem Sie mit der Nutzung des Systems begonnen haben?
Absolut, früher konnte ich jeden Tag 1-2 Stunden damit verbringen, E-Mails zu beantworten, und wenn man eine E-Mail beantwortet hat, bekommt man eine Antwort zurück. Früher konnte man der gleichen Person 5-6 Mal am Tag eine E-Mail schicken, bevor man etwas erreichte. Wir verwenden immer noch E-Mails, aber es ist ein ganz anderes Volumen, weil unsere Mitglieder so viel selbst über das System erledigen können.
Ein weiteres messbares Ergebnis der Nutzung ist unsere Kontrolle über die Finanzen. Sie können sofort sehen, wie viel Geld voraussichtlich eingeht und wie viel im nächsten Monat in Rechnung gestellt wird. Außerdem sind die Fehler, die beim manuellen Umgang mit Geld leicht passieren, völlig verschwunden. Es ist beruhigend zu wissen, dass die Finanzen so gut unter Kontrolle sind. Vor allem als gemeinnützige Organisation arbeiten wir mit dem Geld der Mitglieder, was sich besonders sicher anfühlt.
Erika Karlbom – Reitlehrerin im Uppsala Pony Club
Wie nutzen Sie das Academy-System als Reitlehrer?
Über unseren gemeinsamen Laptop erfassen wir die Anwesenheit der Schüler und verteilen die Pferde. Im System sehen wir, ob die Schüler Abwesenheiten gemeldet haben und welche Pferde wir für jede Unterrichtsstunde zur Verfügung haben, und dann verteilen wir sie an die Schüler.
Dank des Systems haben wir einen guten Überblick darüber, wie viel die Pferde gehen und welche Pferde jeder Student während eines Semesters reitet.
Haben Sie das Gefühl, dass es jetzt eine Herausforderung ist, im Vergleich zu früher, als Sie ein System hatten?
Die einzige Bedingung ist, dass der Computer läuft und Sie Zeit haben, ihn auszufüllen. Wir machen das zwischen den Unterrichtsstunden, also muss es für uns reibungslos funktionieren, was mit dem System der Fall ist.
Wie sieht Ihr Unternehmen aus?
Wir haben täglich Unterricht von 15:30 bis 21:30 Uhr abends und samstags beginnt der Unterricht morgens. Es ist also voll mit Kinder- und Erwachsenenunterricht über Ponys und große Pferde.
Wie verwenden Sie Journale für Pferde im System?
Jedes Reitschulpferd hat sein eigenes Tagebuch, in dem wir den Gesundheitszustand, die Futterration, das Beschlagen, die Impfungen und alles, was Sie wissen müssen, eingeben. Es ist also immer verfügbar, um hineinzugehen und zu beobachten, wann immer Sie müssen.
Emil Sigstam – Reitlehrer im Uppsala Pony Club
Wie denkst du, hat das System es dir als Reitlehrer leichter gemacht?
Es hat die Dinge viel einfacher gemacht. Wenn Sie Pferde an Schüler verteilen, können Sie leicht sehen, wer ausgebucht hat und wer anwesend ist.
Meine Lieblingsfunktion ist die Nachrichtenfunktion, bei der der Schüler mich wissen lassen kann, wenn er nicht kommt oder andere Informationen zur Verfügung stellt, die für mich als Reitlehrer wichtig sind.
Ich denke, dass das System sehr reibungslos funktioniert hat. Es war schon hier im Reitverein, als ich meine Stelle antrat, also habe ich nicht viel, womit ich es vergleichen könnte. Aber ich kann mir vorstellen, dass es einfacher ist, zu Hause zu sitzen und die ausgefallenen Pferde einzutragen, als an einem Freitagabend im Stallbüro zu sitzen. Es ist super praktisch, dass man Dinge von überall aus erledigen kann: https://www.youtube.com/watch?v=od8NVEZ0Kdw&t=102s&ab_channel=Hippocrates.se.
