We hebben een gesprek gehad met Gabriella Pernler, Riding School Manager bij Uppsala Pony Club. Gabriella werkt hier al 28 jaar en heeft uitgebreide ervaring opgedaan in rijschoolactiviteiten. Iets waar we een beetje extra in geïnteresseerd zijn in de verdere ontwikkeling van ons systeem Hippo Academy™.

DE PAARDEN EN HET BEDRIJF

Uppsala Pony Club werd ingehuldigd in 1987. Gabriella Pernler, die het bedrijf momenteel runt, is daar sinds 1992 actief. Ze zegt dat de club vroeger competitiever was, maar dat ze zich hadden verbreed en opengesteld voor meer evenementen in de paardensport. Het doel van de club is: "Iedereen is welkom die het leuk vindt met paarden".

Ondanks de clubnaam heb je niet alleen pony's op de site, maar ook paarden. Ze worden meestal gekocht als 5-7-jarigen en om een rustigere kudde te krijgen, heeft de club er bewust voor gekozen om alleen in ruinen te investeren.

Alle paarden gaan op alle niveaus (tegenwoordig zijn er 10 verschillende niveaus op de manege, studenten van 7-78 jaar oud rijden) voor een betere duurzaamheid.

Wanneer een nieuw paard, gekocht als 5-7 jarige, naar de manege komt, krijgt het een trainingsperiode van twee jaar. De periode begint met het rijden en trainen van het nieuwe paard door de stalmanager. Daarna rijden de andere rijinstructeurs 3-6 maanden op het paard en dan mag het paard proberen deel te nemen aan zijn eerste les, die geleidelijk uitbreidt naar 1-2 lessen per week wanneer het wordt bereden door meer ervaren studenten. Hierna volgen 8 weken les 3 keer per week en medewerkers die het paard verder trainen. Natuurlijk wordt er 1-3 weken rust tussendoor gedaan.

"Na twee jaar loopt het nieuwe paard vol, dat betekent 15 lessen per week. Dit heeft ons duurzame en gelukkige rijschoolpaarden opgeleverd."

HET TEAM IS UITERST BELANGRIJK

Gabriella zelf heeft 28 jaar bij de manege gewerkt en de huidige stalmanager is van 16 tot nu 42 jaar in de faciliteit geweest, wat absoluut fantastisch is. De manege heeft ook een belangrijk team om zich heen, zoals een VIP-overeenkomst met Ultuna Djursjukhus en nauwe samenwerkingen met voerleveranciers, hoefsmeden, salut testers en niet in de laatste plaats met het bestuur.

In de faciliteit zijn er ook enkele stortingen, er zijn mensen die op de een of andere manier betrokken zijn bij het bedrijf. Het is vooral belangrijk dat iedereen het goede voorbeeld geeft rond rijschoolactiviteiten. Daarom is het vanzelfsprekend dat er ook eisen worden gesteld aan afzettingen voor veiligheidskwesties en andere dingen zoals helm bij het hanteren, goede schoenen, geen mobiel bij het hanteren van paarden, enz.

Ongeveer 35 studenten van 12-20 jaar krijgen de kans om te concurreren met manegepaarden tot LB dressuur en LC springen. Deze studenten worden dan het gezicht van de club en het belang van gemeenschap, een goede vriend zijn, enz., wordt uitgesproken onder de studenten. Bij de wedstrijden zijn ruiterschoolmedewerkers altijd aanwezig op

en helpt bij alles van laden en coachen tot het trainen van studenten in pony/horse handling.

HOE UPPSALA PONY CLUB WERKT MET HIPPO ACADEMY™

We praten veel over de breedte van het zijn van een manegemanager. Van een grote personele verantwoordelijkheid voor zowel twee- als vierbenig personeel, tot financiële verantwoordelijkheid met rapportage aan de Raad van Bestuur en begrotingswerk. Daarnaast is er verantwoordelijkheid voor operaties met studenten, planning van rijlessen en andere activiteiten zoals clubwedstrijden, spookavonden, etc.

Hier kunnen we niet anders dan vragen hoe het Hippo Academy-systeem™ werkt voor de manege. Gabriella, die van statistieken en controle houdt, is super tevreden en gelooft dat de manege vandaag ongeveer 8 uur per week administratieve tijd bespaart dan voorheen. Wat vooral radicaal is afgenomen is de telefoontijd.

"Nu kan elke leerling/ouder 24/7 inloggen en zijn rijles boeken en een rijles aanvragen, enz.," zei ze.

Het e-mailcontact is een ander gebied waar veel tijd is bespaard via Hippo Academy™s. In het verleden kon een omkering bijvoorbeeld een lang gesprek betekenen met verschillende e-mails heen en weer voordat er een goede oplossing kwam, wat natuurlijk veel onnodige tijd innam.

De manege heeft momenteel 580 leerlingen en 65 verschillende rijgroepen. Bij elk nieuw semester wordt een aanvraag via het systeem verstuurd naar alle studenten. Met het systeem duurt dit 1 uur om te beheren, voorheen werden deze aanvragen uitgeprint en in enveloppen gemaild. Alleen het beheer van het schrijven en posten van alle enveloppen en het verzorgen van antwoorden kostte veel tijd, nu gebeurt dit min of meer geautomatiseerd.

Wat het financiële deel betreft, gabriella kan gemakkelijk een financieel rapport aan het bestuur uit het systeem terugtrekken, wat ze eerder handmatig moest doen. Het systeem stippelt ook alle betalingen automatisch af.

"Omdat het systeem integratie heeft met Fortnox, hebben we een cursus gevolgd om tijd te besparen, wat de verandering van het financiële systeem vergemakkelijkte", zegt Gabriella, lacht ze en vervolgt "we zijn op de manege geen IT-nerds, maar Hippo Academy™ is gemakkelijk om mee te werken, zelfs voor ons."

Het systeem biedt ook een enorm serviceniveau aan studenten die zich op elk moment kunnen inschrijven voor clubcompetities en andere activiteiten. De jeugdafdeling hoeft op zulke momenten niet meer met contant geld en lijsten om te gaan, wat zowel kwaliteit als besparingen oplevert.

Om het voor haar leden gemakkelijker te maken om Hippo Academy te gebruiken™ heeft de club verschillende handleidingen gemaakt die sjablonen zijn zoals regels voor paardrijden, hoe zich in te schrijven voor clubwedstrijden, enz. Op deze manier kunt u optimaal gebruikmaken van de functies van het systeem.

Een ander belangrijk onderdeel, zowel vanuit een tijdsbesparing als vanuit veiligheidsperspectief, is het bijhouden van het register op elk paard. Het tijdschrift bevat eerdere verwondingen, hoefsmeden en meer. In het geval van veterinaire bezoeken,

het personeel produceert nu gemakkelijk eerdere geschiedenis, bijvoorbeeld dat het zeven jaar geleden was dat het paard glad was aan de rechterkant of andere relevante informatie.

"Een groot voordeel van Hippo Academy™ is dat het voortdurend evolueert naar de behoeften van maneges. Zoals nu automatische integratie met LOK-ondersteuning. Dit bespaart ons 80-100 uur administratie per jaar en vooral in de personeelszorg, omdat dit een echte taak is geweest om ons mild uit te drukken, zegt Gabriella, verwijzend naar de rapportage die clubs aan IdrottOnline moeten doen.

Het is fascinerend om naar Gabriella te luisteren en haar brandende interesse in manege te horen en te zien. Haar droom is om de faciliteit uit te breiden met meer functionele gebouwen en in staat te zijn om joggingbanen en dingen die zelfs woonwijken in de directe omgeving kunnen gebruiken. We laten haar achter met de positieve kennis die ons systeem Hippo Academy™ heeft gemaakt - en nog steeds doet - gabriella's en het werk van de manege gemakkelijker heeft gemaakt, misschien kan het hen op een dag helpen hun dromen waar te maken.