Hippocrates.se heeft een bezoek gebracht aan Uppsala Pony Club om te weten te komen hoe zij het gebruik van Hippocrates Business System Acacemy voor maneges ervaren.

Hippocrates Blog

Hier bloggen we over jouw en datt in de paardenwereld

Hippocrates.se heeft Uppsala Pony Club bezocht om erachter te komen hoe zij het gebruik van Hippocrates Erp Academy voor maneges.

27 mei 2022 | Door: Joakim Krassman

Gabriella Pernler – Operations Manager bij Uppsala Pony Club

Vertel ons iets over uw bedrijf, hoeveel paarden en personeel heeft u op dit moment?
We hebben 43 paarden, half pony's en half grote paarden. We hebben iets meer dan 9 fulltime functies, maar er kunnen maximaal 25 mensen op de loonlijst staan als je extra personeel, werknemers per uur en vervangers meetelt.

Welke uitdagingen had je voor de systemen als het gaat om logistiek en administratie?
De uitdagingen waren toen grotendeels de tijd die werd besteed. Het kostte ontzettend veel tijd om toe te dienen. We hebben zo'n 850 leden en alleen al het schrijven van enveloppen, het vouwen van papieren en het in de brievenbus stoppen elke keer dat je moest informeren over de start van het semester en dergelijke kostte natuurlijk veel tijd. Er was ook een zeer grote verzendkosten, we stuurden ongeveer 5000 brieven per jaar.

Er waren veel uitdagingen die we misschien niet als uitdagingen zagen toen we bezig waren, maar waar je nu, achteraf, over nadenkt.

Waar heb je de informatie over het Hippocrates zaaksysteem vandaan?
We kregen het via de Uppland Riding School Managers Group tijdens een vergadering, het was een andere manege die ons vertelde dat ze het systeem waren gaan gebruiken. In die tijd was het systeem vrij nieuw, dus gingen we naar hun manege om te zien wanneer zij het systeem gebruikten. Kort daarna, begonnen we zelf.

Wat heeft u doen besluiten om live te gaan met Hippocrates Academie?
Wij hadden in het verleden naar verschillende andere systemen gekeken, maar hebben ons teruggetrokken omdat wij ze niet goed genoeg vonden om ze een kans te geven. Er moet nog zoveel worden gedaan om hun praktijken te veranderen en daarom vonden wij het belangrijk het juiste systeem te vinden. Toen we eenmaal het Hippocrates systeem zagen, voelde het precies goed.

Welke functies van het systeem gebruikt u dagelijks in uw bedrijf?
Dat zijn er nogal wat! Een daarvan is de berichtenfunctie, we kijken altijd welke leden vragen hebben gestuurd, er zijn veel mensen die dat doen. Het kunnen berichten zijn dat zij zich niet kunnen inschrijven voor iets dat zij willen, dan kan ik naar binnen gaan en controleren of er iets verkeerd geregistreerd is op hun studentenkaart en het probleem oplossen. Het kan zijn dat ze me willen laten weten dat ze ziek zijn en hun les moeten afzeggen. Het kan ook zijn dat zij hun betaling willen opsplitsen of andere extra informatie willen.

Een andere functie die ik dagelijks gebruik is de functie waarbij je invoert welke paarden de instructeurs mogen gebruiken, ik doe dit elke dag zodat ik kan bijhouden welke paarden in de juiste groepen zijn ingevoerd. Dan weet ik dat de juiste paarden tijd krijgen om te lopen en gebruikt worden.

Ik denk dat de beste functies veruit de factuurrun en de financiële controle zijn, ze maken ons bedrijf op dagelijkse basis eenvoudiger.

Op welke manier voel je dat Hippocrates heeft gefaciliteerd uw werk?
Aan de ene kant besparen we veel tijd als het gaat om overschrijven. Voorheen kostte het enorm veel tijd van het personeel om studenten op te zeggen en te boeken. Voorheen vond deze communicatie zowel via e-mail als tussen de rijlessen door plaats.

Iets wat zowel voor ons als voor onze leden gewaardeerd en vergemakkelijkt wordt, is het betalings- en facturatiegedeelte. Het is zo gemakkelijk voor leden om hun betalingen bij te houden en ze kunnen altijd zien wat er in behandeling is. Het is ook ongelooflijk handig dat alles automatisch wordt geboekt, iets wat we vroeger handmatig moesten doen. De systemen doen dit allemaal rechtstreeks met elkaar, wat prettig is.

En het is ook leuk als je snel contact moet hebben. Nu bijvoorbeeld tijdens Corona en er steeds nieuwe beperkingen zijn, heeft het echt geholpen om aan alle groepen meldingen te kunnen sturen met wat er aan de hand is. Met een paar toetsaanslagen kan ik informatie naar 850 mensen sturen.

Wie zou u aanraden om het systeem te gebruiken?
Iedereen eigenlijk, want het is een zeer goed en compleet systeem dat gemakkelijk te gebruiken is. U hoeft niet het gevoel te hebben dat u veel van systemen of computers moet weten, de meeste mensen kunnen het gebruiken. Zelf ben ik gewend met papier te werken, maar ik heb geen grote problemen gehad om alle functies te leren of er greep op te krijgen.

Soms hoor je dat sommige clubs het te duur vinden, met de servicekosten enz, maar voor mij is dat geld onmiddellijk verdiend. Enerzijds kunnen we de tijd die het vroeger kostte voor onze paarden gebruiken en anderzijds wordt de service door onze leden op prijs gesteld. Ze kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week hun rekeningen raadplegen om lessen te annuleren, lessen te boeken en extra ritten te boeken.

Het mooiste is dat we altijd kunnen gaan kijken of er iemand reserveert, of er rode dagen zijn of iets anders waardoor ze niet op de manege kunnen zijn om e-mails te checken.

Dus die dienstvergoeding is gemakkelijk verdiend aan het systeem, geen enkel probleem.

Ziet u meetbare resultaten in besparingen of tijdwinst nadat u het systeem bent gaan gebruiken?
Absoluut, vroeger kon ik elke dag 1-2 uur besteden aan het beantwoorden van e-mails en als je een e-mail hebt beantwoord, krijg je een antwoord terug. Dus vroeger kon je dezelfde persoon 5-6 keer per dag mailen voordat je iets bereikte. We gebruiken nog steeds e-mail, maar het is een heel ander volume omdat onze leden zoveel zelf kunnen doen via het systeem.

Een ander meetbaar resultaat van het gebruik is onze controle over de financiën. U kunt onmiddellijk zien hoeveel geld er naar verwachting zal binnenkomen en hoeveel er volgende maand zal worden gefactureerd. Bovendien zijn de fouten die zich gemakkelijk voordoen wanneer u handmatig met geld omgaat, volledig verdwenen. Het is geruststellend te weten dat de financiën zo goed onder controle zijn. Vooral als non-profitorganisatie is het het geld van de leden waarmee we werken, dus voelt het extra veilig.

Erika Karlbom – Paardrij-instructrice bij Uppsala Pony Club

Hoe gebruik je het Academy systeem als rijinstructeur?
Via onze gedeelde laptop nemen we de aanwezigheid van de studenten op en verdelen we de paarden. In het systeem zien wij of de leerlingen afwezigheden hebben gemeld en welke paarden wij voor elke les beschikbaar hebben, waarna wij ze onder de leerlingen verdelen.

Dankzij het systeem hebben we een goed overzicht van hoeveel de paarden gaan en welke paarden elke student tijdens een semester rijdt.

Vindt u het nu een uitdaging vergeleken met voordat u een systeem had
Het enige is dat je de computer aan de praat moet hebben en dat je tijd hebt om het in te vullen. We doen het tussen de lessen door, dus het moet soepel voor ons verlopen, en dat is het met het systeem.

Hoe zijn je activiteiten?
Wij hebben dagelijks les, 's avonds van 15.30 tot 21.30 uur en op zaterdag beginnen de lessen 's morgens. Het is dus druk met lessen voor kinderen en volwassenen op zowel pony's als grote paarden.

Hoe gebruik je paardengegevens in het systeem?
Elk manegepaard heeft zijn eigen dagboek waarin we de gezondheidsstatus, de voederstatus, het beslaan, de vaccinaties en alle andere dingen die je zou moeten weten, noteren. Dus het is altijd beschikbaar om naar binnen te gaan en te kijken als het nodig is.

Emil Sigstam – Paardrij-instructeur bij Uppsala Pony Club

Hoe denk je dat het systeem het voor jou als rij-instructeur makkelijker heeft gemaakt?
Het heeft het een stuk makkelijker gemaakt. Bij het uitdelen van paarden aan studenten kun je goed zien wie er heeft afgelost en wie er aanwezig is.

Mijn favoriete functie is de berichtenfunctie, waarmee de leerling me kan laten weten als hij niet komt of andere informatie kan geven die voor mij als rijleraar belangrijk is om te weten.

Ik denk dat het systeem heel soepel is verlopen, het was hier al bij de rijvereniging toen ik met mijn functie begon, dus ik heb niet veel om het mee te vergelijken. Maar ik kan me voorstellen dat het gemakkelijker is om thuis te zitten en de paarden in te vullen die weg zijn dan om op vrijdagavond in het stalbureau te moeten zitten. Het is superhandig dat je dingen kunt doen van waar je ook bent: 
https://www.youtube.com/watch?v=od8NVEZ0Kdw&t=102s&ab_channel=Hippocrates.se.

Voel je vrij om dit te delen!
Hippocrates

Wij bieden paardenondernemers krachtige diensten.

nieuwsbrief

Auteursrecht © 2022 Hippocrates. Alle rechten voorbehouden.