Vi har fått en pratstund med Gabriella Pernler, Ridskolechef på Uppsala Ponnyklubb. Gabriella har arbetat här i 28 år och har samlat på sig stor erfarenhet kring ridskoleverksamhet. Något vi är lite extra intresserade av i vidareutvecklandet av vårt system Hippo Academy™.

HÄSTARNA OCH VERKSAMHETEN

Uppsala Ponnyklubb invigdes år 1987. Gabriella Pernler som idag driver verksamheten har varit verksam där sedan 1992. Hon berättar att klubben tidigare var mer tävlingsinriktad men att de breddat sig och öppnat upp för fler grenar inom ridsporten. Klubbens målsättning är: ”Alla är välkomna som tycker att det är roligt med häst”.

Trots klubbnamnet har man inte bara ponnys på anläggningen utan även hästar. De köps oftast in som 5-7 åringar och för att få en lugnare flock har klubben medvetet valt att satsa enbart på valacker.

Samtliga hästar går på alla nivåer (idag finns 10 olika nivåer på ridskolan, elever från 7-78 år som rider) för bättre hållbarhet.

När en ny häst, som köps in som 5-7 åring, kommer till ridskolan får den en inskolningsperiod på två år. Perioden inleds med att stallchefen rider och utbildar den nya hästen. Därefter rider övriga ridlärare hästen i 3-6 månader och sedan får hästen prova att vara med på sin första lektion, vilket efter hand utvidgas till 1-2 lektioner i veckan då den rids av mer erfarna elever. Efter detta följer 8 veckor med lektionspass 3 ggr/vecka samt personal som utbildar hästen vidare. Givetvis läggs vila in däremellan i sammantaget 1-3 veckor.

“Efter två år går nya hästen fullt vilket innebär 15 lektioner i veckan. Detta har gett oss hållbara och glada ridskolehästar.”

TEAMET ÄR OERHÖRT BETYDELSEFULLT

Gabriella själv har arbetat i 28 år på ridskolan och nuvarande stallchef har funnits på anläggningen från 16 års ålder till nu 42 år, vilket är helt fantastiskt. Ridskolan har förstås också ett viktigt team runt sig, tex ett VIP-avtal med Ultuna Djursjukhus och nära samarbeten med foderleverantör, hovslagare, sadelutprovare samt inte minst med styrelsen.

På anläggningen finns också några inackorderingar, det är personer som på något sätt är involverade i verksamheten. Kring ridskoleverksamheten är det extra viktigt att alla föregår med gott exempel. Därför är det självklart att krav ställs även på inackorderingar vid säkerhetsfrågor och annat som hjälm vid hantering, bra skor, ingen mobil vid hantering av häst etc.

Cirka 35 elever från 12-20 år får chansen att tävla ridskolans hästar upp till LB dressyr och LC hoppning. Dessa elever blir då ansiktet utåt för klubben och vikten av gemenskap, att vara en bra vän osv, är uttalad bland eleverna. På tävlingarna finns alltid ridskolepersonal med på

plats och hjälper till med allt från lastning och coachning till utbildning av elever i hantering av ponny/häst.

HUR UPPSALA PONNYKLUBB ARBETAR MED HIPPO ACADEMY™

Vi pratar en del kring bredden av att vara ridskolechef. Från ett stort personalansvar över både två- och fyrbent personal, till ekonomiskt ansvar med rapportering till styrelse och budgetarbete. Utöver det kommer verksamhetsansvar med elever, planering av ridlektioner och övriga aktiviteter som klubbtävlingar, spökkväll mm.

Här kan vi inte låta bli att fråga hur systemet Hippo Academy™ fungerar för ridskolan. Gabriella som gillar statistik och kontroll är supernöjd och menar att idag sparar ridskolan ca 8 timmar i veckan i administrativ tid mot tidigare. Det som framförallt minskat radikalt är telefontiden.

“Nu kan varje elev/förälder själv logga in dygnet runt och boka av sin ridlektion och söka igenridningslektion etc.”, säger hon.

Mailkontakten är ett annat område där mycket tid har sparats in genom Hippo Academy™s. Förut kunde exempelvis en igenridning betyda en lång konversation med flera olika mail fram och tillbaka innan en bra lösning kom på plats, något som förstås tog upp en hel del onödig tid.

Ridskolan har idag 580 elever och 65 olika ridgrupper. Vid varje ny termin skickas en förfrågan via systemet ut till samtliga elever. Med systemet tar detta 1 timme att administrera, tidigare skrevs dessa förfrågningar ut och postades i kuvert. Bara hanteringen av att skriva och posta alla kuvert och ta hand om svar tog upp mycket tid, nu görs detta mer eller mindre automatiserat.

När det gäller ekonomidelen kan Gabriella enkelt ta ut en ekonomisk rapport till styrelsen från systemet, vilket hon tidigare fick göra manuellt. Systemet prickar också av alla betalningar automatiskt.

“Då systemet har integration mot Fortnox så gick vi en kurs för att spara tid vilket underlättade byte av ekonomisystem”, säger Gabriella, hon skrattar och fortsätter ”vi på ridskolan är ju inga IT-nördar men Hippo Academy™ är lättarbetat även för oss.”

Systemet ger också en enorm servicenivå till elever som när som helst kan gå in och anmäla sig till klubbtävlingar och andra aktiviteter. Ungdomssektionen behöver inte längre hantera kontanter och listor vid sådana tillfällen vilket ger både kvalitet och besparingar.

För att underlätta för sina medlemmar att använda Hippo Academy™ har klubben gjort flera manualer som ligger som mallar som regler för igenridning, hur anmäla sig till klubbtävlingar osv. På så sätt kan man dra nytta av funktionerna i systemet på bästa vis.

En annan viktig del, ur både tidsparar- som säkerhetsperspektiv, är journalföringen på varje häst. I journalen för man in tidigare skador, hovslagare och annat. Vid veterinärbesök kan

personalen nu enkelt ta fram tidigare historik, tex att det var sju år sedan hästen var halt på höger fram eller annan relevant information.

“En stor fördel med Hippo Academy™ är att det hela tiden utvecklas efter just ridskolors behov. Som nu automatisk integration med LOK-stöd. Detta kommer att bespara oss 80-100 timmar administration per år och framförallt i personalvård då detta varit ett riktigt skitgöra för att uttrycka sig milt”, säger Gabriella och syftar på den för klubbar obligatoriska rapporteringen till IdrottOnline.

Det är fascinerande att lyssna på Gabriella och höra och se hennes brinnande intresse för ridskolan. Hennes dröm är att bygga ut anläggningen med mer funktionella lokaler samt kunna ha joggingspår och sådant som även bostadsområden in närområdet kan nyttja. Vi lämnar henne med den positiva vetskapen att vårt system Hippo Academy™ har gjort – och fortsätter att göra – Gabriellas och ridskolans arbete enklare, kanske kan det bidra till att de en dag kan göra verklighet av sina drömmar.